成功的觀眾組織推廣活動，應結合所辦展覽的體營銷計劃，制定一套切合實際且行之有效的市場推廣方案。觀眾組織方案的制定首先應對實施步驟的各個環節進行合理與科學的安排。觀眾組織計劃步驟具體可分成四個步驟評估市場、設定目標、制定推廣方案、評估與監測效果。展覽組織機構在嚴密的方案指導下并涌過動態的評估與監測，就可以從容地進行觀眾組織推廣的戰術組合，提高觀眾組織的效率與效果。展覽組織機構需在制定展覽項目計劃時應先期策劃展覽觀眾組織的方案。
　　
　　評估市場展覽作為參展企業市場營銷組合中的一部分，應為買賣雙方提供面對面與最直接的互動平臺，能使展覽成為參展企業產品營銷組合與動態市場營銷實體結合的營銷工具。因此，展覽組織機構明確目標觀眾界定后，需認真地研究與分析開發的展覽題材在目標市場營銷媒介的具體作用，詳細收集與研究所辦展覽題材的行業環境，同類競爭展覽在觀眾組織方面的具體措施與觀眾構成的基本情況。展覽組織機構同時還要不斷加強與開發所辦展覽的具體貿易功能與服務作用。展覽要達到良好的觀眾組織效果，在市場評估中應特別關注以下的要素在展覽觀眾組織過程中能有效地促進展覽的成功進行：
　　
　　1、針對性：有效地將參展的觀眾按行業、職位、年齡等客戶管理要素進行分類與檢索；
　　
　　2、時效性：安排合適的展期，合理地將“行業性”的采購檔期納入展覽開展的規劃；
　　
　　3、銷售環境：展覽為潛在貿易觀眾（買家）創造或提供更多直接了解參展企業的機會  ；
　　
　　4、成本效益:設法降低客戶參展成本，使承辦的展覽相比其它營銷工具有更好的附加值；
　　
　　5、持續性：發揮展覽所具的長期性與持續性的銷售影響，使參展商與貿易商從中獲益，
　　
　　6、協同性：引導展覽形成集宣傳、廣告、營銷推廣等市場營銷的協同作用。
　　
　　在觀眾組織過程中，以上六個方面的因素，對觀眾組織的影響非常大，展覽組織機構只要將這些工作落到實處，并根據工作的實際效果向目標觀眾進行有效的宣傳與推廣，針對目標觀眾所提出的不同需求并制定個性化解決方案，這將大大提高展覽觀眾組織的成功率。