場館的票務(wù)管理是指入場券、參觀券、請柬、交易證等的服務(wù)與管理。搞好票務(wù)管理是會展承辦單位組織參展參觀客戶的基本環(huán)節(jié)，也是會展場館的財務(wù)和保衛(wèi)工作的組成部分。
1)入場券、參觀券(請柬、交易證)的作用
①媒介、聯(lián)絡(luò)、導(dǎo)向作用。介紹會議展覽名稱、會期展期時間(上午、下午)、地點(diǎn)、主承辦單位等。
②憑證作用。開會、參觀都要憑票入場。
③組織、控制作用。票務(wù)發(fā)放數(shù)量是組織觀眾、控制客流的有效手段。
④傳捌乍用。運(yùn)用票面廣告，擴(kuò)大宣傳效果。
⑤增收作用。有些入場券、參觀券都是有價的，可以增加一定的經(jīng)濟(jì)收入。
⑥美化作用。設(shè)計(jì)、印刷美化票面，以增力口對觀眾的吸引力。
⑦公關(guān)作用。美觀大方的請柬、入場券可以表達(dá)盛情、尊敬和歡迎之意。
⑧統(tǒng)計(jì)作用。入場券、參觀券的印刷編號，是各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)的依據(jù)。
據(jù)此，精心組織，合理安排，搞好入場券、參觀券的分酉湃口銷售，是會議和展覽活動的重要工作之一。
2)票務(wù)的內(nèi)容
票務(wù)既有經(jīng)營、公關(guān)的內(nèi)容，又有財務(wù)管理和客流控制的內(nèi)容。它包括入場券、參觀券印刷、保管、發(fā)放、銷售和票務(wù)統(tǒng)計(jì)等一系列工作。具體內(nèi)容有:
①票券印刷要按照會議展覽規(guī)模、會期、預(yù)測觀眾總數(shù)，根據(jù)設(shè)計(jì)的票面樣稿，由業(yè)務(wù)部門與印刷廠聯(lián)系，簽訂合同，對其印刷的數(shù)量、價格、紙質(zhì)、字體(形)、色彩以及交貨日期等都要在合同中明確規(guī)定，以做驗(yàn)收和結(jié)算費(fèi)用的依據(jù)。
②大型會展活動一般設(shè)票務(wù)組，專職管理各類票券的接收、蓋印(票務(wù)章)、分配和出售工作。票務(wù)組的人員配置，可根據(jù)展覽規(guī)模大小設(shè)專職或兼職，也可臨時組建調(diào)配人員。
③由于會展活動的組織者不同，因此，票務(wù)的安排方式亦不同。一般說，會展主辦單位對票務(wù)負(fù)有直接責(zé)任，具有安排分配的權(quán)利，會展場館有時雖然是會展活動的承辦者，但承擔(dān)著許多具體任務(wù)(包括票券發(fā)放和銷售)，因此，主辦與承辦雙方，在籌辦會展活動之初，就要妥善協(xié)商，確定票額的合理分配比例，并由會展場館票務(wù)組負(fù)責(zé)安排;會展場館自己主辦的會展活動，由場館票務(wù)組負(fù)責(zé)安排二若聯(lián)合主辦的會展活動，則按協(xié)議規(guī)定辦理。
④入場券和參觀券分為贈券、售券兩種，根據(jù)會展活動的性質(zhì)和內(nèi)容決定一種或兩種。一般情況下，國際性的技術(shù)展覽、國內(nèi)科技成果展覽、技術(shù)展評會、法制宣傳展覽等，大都采用按系統(tǒng)組織參觀或?qū)I(yè)參觀的方法，一般不收費(fèi)用。此外，國內(nèi)許多展覽、展銷會都是收費(fèi)的，并采取贈券和售券兩種方式兼用，票價按不同展覽、規(guī)模和展出價值而定。訂貨會的交易證收費(fèi)較高，其收益歸主辦單位，聯(lián)合主辦則共同得益。其他各種會議則根據(jù)其規(guī)格和類別，有收費(fèi)有不收費(fèi)。
⑤票務(wù)發(fā)放采用贈券、售券相結(jié)合的方式。贈券要加蓋贈券印章，主要安排給辦會辦展、協(xié)作單位、領(lǐng)導(dǎo)部門、新聞單位和參會參展人員等。這是內(nèi)外公關(guān)活動中務(wù)必注意的問題。至于贈券的數(shù)量多少，要視不同展覽靈活掌握，一般控制在票券總數(shù)的30%左右。售券采用組織團(tuán)體預(yù)售與零售相結(jié)合，通過向社會各界廣發(fā)票券預(yù)售通知和新聞媒介，發(fā)布廣告信息。
⑥入場券、參觀券的售券與贈券要分別管理。售券屬于有價券，應(yīng)納入財務(wù)管理范疇。票券印妥后，財務(wù)部門、票務(wù)組要進(jìn)行驗(yàn)收入庫。票務(wù)組要把印刷，發(fā)放數(shù)，包括贈券、售券的比例分配等詳細(xì)情況開列清單報財務(wù)部門審核，并報主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)執(zhí)行。要建立財務(wù)、管票、售票三環(huán)相互聯(lián)系、相互制約和相互監(jiān)督的規(guī)章制度，并建立兩套與財務(wù)相適應(yīng)的賬目:即保管員的“票券管理賬“和售票員的“領(lǐng)、售票及現(xiàn)金賬”。
⑦展會結(jié)束，票務(wù)組應(yīng)將贈券分發(fā)和銷售統(tǒng)計(jì)表報財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)核對，款項(xiàng)一致后，簽署意見上報主管負(fù)責(zé)人審批歸檔。余票由財務(wù)部門驗(yàn)證封存，一年后上報上級批準(zhǔn)銷毀。
