會議成功三步曲

　　一個會議能否成功，有三個關(guān)鍵點(diǎn)—會前細(xì)致的接待方案、會中跟蹤落實(shí)、會后總結(jié)。

　　會前策劃方案細(xì)致全面

　　會議策劃方案細(xì)致與否直接關(guān)系到會議能否有序進(jìn)行。在會議的接待方案中，除了對接待工作的內(nèi)容和流程、計劃要有細(xì)致的安排外，一定還要有一個清晰的責(zé)任分工表，清楚明了地標(biāo)明主辦、承辦、會議酒店三方人員責(zé)任和分工，做到責(zé)任到人。很多做會議的人非常注重會議的方案中接待工作的內(nèi)容和流程、計劃是否完備，但在責(zé)任到人上不能非常明確，總認(rèn)為即使有什么問題出現(xiàn)，現(xiàn)場工作人員也會應(yīng)急處理。像在機(jī)場接參會代表這類的事情，雖然不是什么大事，但如果客人落地，場面溫馨親切，體貼周到，車輛服務(wù)及時到位，參會者會有良好的第一印象。但處理不好，會直接影響參會者對會議的第一印象;同時，也會影響其參會的情緒。所以，做會者應(yīng)該特別注意接待方案的細(xì)致性，在每個環(huán)節(jié)，各方工作人員的“溝對”要完全到位。

　　會中跟蹤落實(shí)

　　責(zé)任到人是做任何事晴成功的前提，那么是不是有了這個前提就一定成功?對于會議來說，這就有賴于會中跟蹤落實(shí)了。會議不只是狹隘意義上的開會，它是個大概念，包含了開會以外的諸多事宜，如餐飲質(zhì)量、會議環(huán)境、設(shè)備準(zhǔn)備等。陳鴻南表示，每次辦會之前，他都會讓負(fù)責(zé)餐飲的工作人

　　員到訂餐餐廳預(yù)先品嘗菜肴，然后確定“會議餐”的菜單。會議期問，會有專門的責(zé)任人現(xiàn)場檢查“會議餐”與菜單是否相符，質(zhì)量是否合格，若不合格，當(dāng)場撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會議殘疾”，生病再醫(yī)，不如提前預(yù)防。這種“跟蹤落實(shí)”應(yīng)該貫穿整個會議活動的始終和方方面面，并且要施行金字塔式層層負(fù)責(zé)制，全面跟蹤。

　　會后總結(jié)

　　會后總結(jié)向來是辦會者容易忽略的一個問題。一般情況下，會議結(jié)束后，主辦方或承辦方會給參會代表一張印有幾個簡單調(diào)查問題的表格，最后反饋回的問卷比例小，會議中存在的問題也不容易找出，承辦方的運(yùn)營商也不能有更多的機(jī)會總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在此次Molex年度銷售研討會議結(jié)束時，承辦方改變了以往的做法，用了一份很詳細(xì)的問卷調(diào)查與參會者做的細(xì)致交流，對于會議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時間發(fā)給運(yùn)營商、主辦方。這種做法，有利于三方共同成長，增進(jìn)溝通，在以后的合作中會更見實(shí)效。會議的整體質(zhì)量會越來越有保障。